Секретарь-референт

Содержание труда. Секретарь-референт – работник, ведающий документацией и текущими делами отдельного лица или учреждения, консультант по определенным вопросам. Выполняет технические функции и организационную работу по поручению руководителя. Применяя рациональные методы работы с посетителями и документами, способствует успешному и оперативному решению основных задач организации. Секретарь-референт устанавливает связи руководителя с сотрудниками, передает задания исполнителям, следит за их выполнением. Участвует в подготовке и обслуживании различных совещаний, заседаний, конференций. Организует и регулирует прием посетителей. Хорошо разбираясь в структуре учреждения и функциях ответственных сотрудников, «фильтрует» обращения к руководителю, адресуя к должностным лицам, компетентным в данном вопросе. Ведет телефонные переговоры.

Работает с документацией – анализирует письма и документы, систематизирует их по степени важности. Готовит информационные сообщения и рефераты по порученным вопросам. Составляет проекты приказов, ответы на письма и запросы. Стенографирует заседания, ведет протоколы, картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Активно использует в своей работе технические средства – компьютер, оргтехнику, средства связи, аудиозаписи и т. д.

Условия труда. В различных учреждениях работа секретаря-референта может иметь свою специфику. Работа может быть ненормированной, предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные знания в какой-либо области (например, знание технологических процессов, технические знания и т. д.).

Работа секретаря-референта протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде. В течение дня ему приходится вступать в контакты с большим количеством людей, отслеживая и регулируя при этом различные информационные потоки. Секретарь-референт должен быть гибким, хорошо приспосабливающимся к изменяющимся условиям.

Области применения. Секретари-референты работают во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.

Доминирующая профессиональная направленность – на работу с людьми и документами.

Профессиональный тип личности – социальный, исследовательский, конвенциональный.

Доминирующие интересы – к русскому языку и литературе (безукоризненное знание орфографии, пунктуации, стилистики); к психологии общения, этике; к делопроизводству, стенографии, машинописи; к работе с техническими средствами.

Сопутствующие интересы – к эстетике, праву, экономике, иностранным языкам, специальным знаниям.

Необходимые качества: умение ладить с людьми, общительность, доброжелательность, эмоциональная устойчивость, самообладание; качества деловые: ответственность, организованность, хорошая оперативная память, способность концентрировать и распределять внимание, хорошая зрительно-моторная координация. Секретарь-референт должен обладать высокой общей культурой и владеть правильной речью. Желательно (в отдельных случаях необходимо) знание иностранного языка.

Недопустимы: вспыльчивость, грубость, раздражительность, склонность к частой смене настроения.

Медицинские ограничения. Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т. д.), психическими недугами, расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности; а также людям, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

Родственные профессии: администратор, референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, приемщик заказов, регистратор, секретарь суда, помощник руководителя.

Профессия секретаря-референта востребована на рынке труда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Перспективы профессионального роста – повышение квалификации, продолжение образования в колледжах и техникумах по специальности «Делопроизводство и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление», продолжение образования в высших учебных заведениях по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации, управление персоналом», «Связи с общественностью», «Государственное и муниципальное управление». Административный рост.

Пути получения профессии – профессиональные лицеи и училища, курсы.

Менеджер

Толковый словарь русского языка Ожегова так определяет термин «менеджер»: «Менеджер (англ. – manager – управляющий) – в условиях современного производства специалист по управлению (руководитель предприятия, фирмы, организации, различного рода управляющие)».

Развитие рыночных отношений и свертывание планово-административной системы управления привели к появлению и стремительному развитию до этого незнакомой большинству населения профессии «менеджер».

Организация и управление необходимы везде, где есть совместная деятельность людей. Ранее в нашей стране управленческие кадры готовились путем выдвижения и дополнительного обучения специалистов, обладавших организаторскими способностями. За последние 10 лет менеджмент выделился в самостоятельное, быстро развивающееся, разветвленное и наполненное различными специализациями направление.