§ 3.8. Заведующий отделом по проведению банкетов

Основные функции. Руководство, контроль и личное участие в организации работы отдела по проведению банкетов и их обслуживанию в банкетных залах и других предназначенных для этого помещениях.

Выполняемая работа

I. Контроль за персоналом.

1. Нанимает и увольняет персонал, применяет дисциплинарные меры воздействия в контакте с отделом кадров.

2. Проводит обучение в соответствии с программой обучения «обучай обучающего».

3. Поддерживает тесный контакт с персоналом отдела по проведению банкетов, руководит их работой, а также направляет и контролирует их деятельность.

II. Финансовая ответственность.

1. Обеспечивает выполнение плана доходов и расходов.

2. Периодически подготавливает предложения по планированию доходов и расходов и меры по их реализации.

3. Ведет учет расходов на цветы, арендуемое оборудование и других расходов, для того чтобы иметь возможность утвердить ежемесячные счета-фактуры.

4. Следит, чтобы счета банкета и его оплата были точными и быстро обрабатывались.

5. Быстро разрешает вопросы, возникающие относительно счетов.

6. Поддерживает тесный контакт с заведующим отделом кредитов в отношении кредитных запросов и кредитоспособности гостей банкета.

III. Обслуживание гостей.

1. Организует крупные банкетные мероприятия, а также как можно большее количество других мероприятий через непосредственный контакт с потенциальным клиентом.

2. Лично контролирует проведение всех банкетных мероприятий для особо важных лиц, а также и другие.

3. Создает и внедряет новые идеи по содержанию и оформлению банкетов.

4. Работает в тесном контакте с главным кулинаром, главным инженером, заведующим отделом продуктов питания и напитков, чтобы обеспечить высокое качество пищи, удовлетворить особые просьбы гостей относительно блюд, чтобы технические и другие требования выполнялись полностью и незамедлительно.

5. Принимает меры по жалобам гостей.

6. Для сравнения изучает и отбирает предлагаемые конкурентами условия проведения банкетов.

IV. Общие положения.

1. Изучает правила противопожарной безопасности и технику безопасности гостиницы, законы о торговле спиртными напитками и требования администрации по управлению кадрами, а также инструкции по обращению с противопожарным оборудованием.

2. Контролирует расписание банкетных мероприятий и резервирование, включая предварительное резервирование.

3. Делает минимум торговых заявок в неделю для заказов банкетов.

4. Следит, чтобы должностные обязанности, включающие детали для всех отделов в части проведения банкетов, были правильными и своевременно выполненными.

5. Выпускает недельный перечень служебных обязанностей и направляет его в соответствующие отделы.

6. Следит, чтобы делопроизводство отдела проведения банкетов велось в установленном порядке.

7. Личным вниманием, умением себя держать, отношением к делу и внешним видом способствует тому, чтобы работа отдела проведения банкетов гостиницы велась на высоком уровне.

Осуществляет контроль непосредственно за деятельностью главных официантов, барменов и официантов, обслуживающих банкеты, подсобных рабочих и сотрудников отдела.

Под контролем со стороны непосредственно заведующего отделом продуктов питания и напитков.

Ответственность и полномочия

1. Персонал. Отвечает за руководство и обучение персонала отдела проведения банкетов, а также за работу в контакте с отделом контроля кухни и технического отдела, отдела кадров, отдела кредитов и отдела продуктов питания и напитков.

2. Финансовые вопросы. Обеспечивает выполнение плана доходов и расходов. Делает подробные записи, касающиеся бухгалтерского учета по указанию администрации. Помогает в разработке плана доходов, расходов и реализации.

3. Обслуживание гостей. Обеспечивает высокий уровень обслуживания гостей в отношении пищи, условий и внимания к деталям.

4. Общие положения. Руководит работой отдела проведения банкетов.

5. Деловые контакты. Поддерживает внешние контакты с постоянными клиентами. Делает предложения о продаже услуг возможным клиентам. Поддерживает тесную связь со всеми отделами в пределах гостиницы.